Comment une DRH a transformé l’onboarding de 300 collaborateurs en processus fluide, sans un seul mail de relance
Une ETI de 320 personnes, trois métiers distincts, un service RH de cinq personnes. Chaque année, une quarantaine de nouveaux collaborateurs intègrent l’entreprise. Certains mois, trois ou quatre arrivées simultanées.
La DRH connaît son métier. Elle sait exactement ce qu’un onboarding réussi devrait être : un collaborateur attendu, bien équipé dès le premier jour, intégré progressivement, avec les bons accès, les bonnes formations, les bonnes rencontres. Un collaborateur qui se sent attendu et non pas largué.
La réalité, elle, ressemble à autre chose.
Le diagnostic : ce qui épuisait le service RH
L’onboarding reposait sur un fichier Excel partagé, un template Word de checklist, et une chaîne de mails entre la RH, les managers, l’IT, et l’accueil. Chaque arrivée déclenchait le même ballet : envoyer le fichier au bon interlocuteur, relancer l’IT pour les accès, vérifier que le manager avait bien programmé le déjeuner d’accueil, s’assurer que la formation sécurité était planifiée.
Trois points de friction majeurs sont apparus en cartographiant le process :
1. L’information était portée par des personnes, pas par un système.
Si la chargée RH qui gérait les onboardings était absente, rien n’avançait. Les relances s’accumulaient. Les nouveaux arrivants attendaient leurs accès deux, trois, parfois cinq jours.
2. Chaque onboarding prenait entre 4 et 6 heures de travail RH effectif.
Non pas en accompagnement humain, ce qui aurait du sens, mais en coordination administrative pure : mails, relances, vérifications, mises à jour du fichier Excel.
3. Le taux d’engagement à 3 mois était préoccupant.
Sur les 40 recrutements annuels, 6 à 8 collaborateurs quittaient l’entreprise dans les six premiers mois. Une partie de ces départs était directement liée à un sentiment de désorganisation dès l’arrivée. Le signal le plus fort, relevé dans les entretiens de sortie : « Je n’avais pas l’impression d’être attendu. »
Ce qui a été mis en place avec IDrolling
Trois semaines de travail, en co-construction avec la DRH et deux managers référents. Pas de refonte du SIRH existant. Un process onboarding entièrement automatisé, greffé sur ce qui existait déjà.
Semaine 1 : un formulaire d’entrée unique.
Dès la signature du contrat, un formulaire déclenche automatiquement l’ensemble du process : création du dossier collaborateur, notification à l’IT pour les accès, alerte au manager pour planifier le premier jour, envoi d’un mail de bienvenue personnalisé au futur collaborateur. Une seule saisie, zéro relance manuelle.
Semaine 2 : un workflow d’onboarding sur 90 jours.
Chaque étape clé, de J-7 à J+90, est planifiée et assignée automatiquement à la bonne personne. Le manager reçoit un rappel 48 heures avant chaque rendez-vous prévu. La RH voit en temps réel où en est chaque onboarding en cours, sans ouvrir un seul fichier Excel.
Semaine 3 : un tableau de bord DRH centralisé.
Toutes les arrivées en cours, les étapes validées, les alertes en retard : visibles d’un coup d’œil, sur ordinateur ou sa tablette. La DRH pilote, elle ne court plus après l’information.
Les résultats à 3 mois
- De 4 à 6 heures à moins de 45 minutes de travail administratif RH par onboarding, le reste étant pris en charge automatiquement par le workflow
- Zéro mail de relance sur les onboardings depuis le déploiement
100 % des nouveaux collaborateurs ont leurs accès IT le jour de leur arrivée, contre 60 % auparavant - Taux d’engagement à 3 mois en hausse de 18 points sur les deux premières cohortes suivies
La chargée RH qui gérait les onboardings consacre désormais ce temps libéré à l’accompagnement humain des nouveaux arrivants, ce pour quoi elle a été recrutée
« Avant, je passais mes lundis matin à relancer tout le monde. Maintenant, le process tourne. Je reçois une alerte uniquement si quelque chose est en retard. Le reste, c’est l’outil qui s’en occupe. Moi, je m’occupe des collaborateurs. »
Ce que ce cas d’usage vous dit sur IDrolling
L’onboarding est souvent le premier signal que reçoit un collaborateur sur la culture réelle de l’entreprise. Quand ce signal est désorganisé, le doute s’installe tôt. Quand il est fluide, l’engagement commence avant même le premier jour.
IDrolling n’a pas remplacé la DRH. Il lui a rendu le temps et l’énergie pour faire ce que seul un humain peut faire : accueillir, écouter, intégrer.
C’est ça, la promesse. Rien de plus, mais déjà tellement plus.
Vous gérez des onboardings et vous vous reconnaissez dans cette situation ?
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